보고서를 한글에서 PDF로 저장했는데 원본 hwp 파일보다 오히려 용량이 커져서 당황한 적이 있다. 사진이 많이 들어간 15장짜리 보고서였는데 원본 hwp는 8MB 정도였는데, PDF로 저장하자마자 12MB가 넘어가 있었고, 회사 메일의 첨부 제한인 10MB를 넘겨서 발송 자체가 안 됐다. 표지 사진 한 장과 본문 캡처 이미지 열두 장이 원본 해상도 그대로 PDF에 다시 인코딩되면서 용량이 오히려 불어난 것이었다. 그림 저장 품질 설정 하나만 바꾸니 3MB대로 뚝 떨어졌고, 인쇄해서 비교해봐도 화질 차이는 거의 느껴지지 않았다. 이런 현상은 사진이나 스캔 이미지가 많이 들어간 문서, 특히 계약서를 스캔해서 붙여 넣거나 화면 캡처를 그대로 삽입한 문서에서 자주 나타난다. 이 글에서는 한글 PDF 용량 줄이기를 실제로 해본 경험을 바탕으로 메뉴 경로부터 안 될 때 원인별 해결법까지 순서대로 정리한다.
결론부터, 그림 품질 설정만 바꾸면 된다
한글 PDF 용량 줄이기의 핵심은 파일 > PDF로 저장하기 대화상자의 그림 저장 품질을 낮추는 것 하나다. 기본값이 원본 화질을 그대로 유지하는 옵션으로 잡혀 있어서, 사진이 많은 문서일수록 PDF가 원본 hwp보다 더 무거워지는 경우가 흔하다.
품질을 보통이나 낮음으로 바꿔서 다시 저장하기만 해도 대부분 절반 가까이 줄어든다. 그림 자체가 고해상도 스캔본이라 그래도 안 줄어드는 경우에만 아래 단계별 방법과 원인별 해결 표를 참고하면 된다.
문서 유형별로 얼마나 줄어드는지 감을 잡아두면 저장 전에 미리 예상할 수 있다. 아래는 자주 접하는 문서 유형을 기준으로 그림 저장 품질을 매우 높음에서 보통으로만 바꿨을 때의 대략적인 변화다.
| 문서 유형 | 매우 높음 저장 시 용량 | 보통 저장 시 용량 |
|---|---|---|
| 사진 위주 보고서(15쪽) | 약 12MB | 약 3~4MB |
| 스캔 계약서 포함 문서(10쪽) | 약 20MB | 약 6~8MB |
| 텍스트 위주 문서(표·그래프 소량) | 약 2MB | 약 1MB 내외 |
한글 PDF 용량 줄이기 단계별 방법
메뉴 경로만 그대로 따라 하면 스크린샷 없이도 적용할 수 있다. 한 번 익혀두면 저장할 때마다 10초 정도면 끝나는 작업이라 습관처럼 들이면 편하다. 순서는 다음과 같다.
- 파일 > PDF로 저장하기를 실행한다.
- [PDF로 저장하기] 대화상자에서 저장 범위를 확인한다(문서 전체, 현재 쪽, 현재 구역, 일부분 중 선택).
- 같은 대화상자의 그림 저장 품질 항목을 매우 높음 대신 보통 또는 낮음으로 바꾼다.
- 저장 위치와 파일명을 지정하고 저장 버튼을 누른다.
- 그림이 특히 많은 문서라면, 저장 전에 이미지를 더블클릭해 서식 > 개체 속성 > 그림 탭에서 크기와 자르기를 먼저 정리한 뒤 1번부터 다시 진행한다.
- 그래도 커면 파일 > 다른 이름으로 저장하기 > 모바일 최적화 문서로 저장하기로 hwp 자체 용량을 줄인 다음, 그 문서를 PDF로 다시 저장한다.
단계를 따라 할 때 몇 가지 주의할 점이 있다. 저장 범위를 일부분으로 잘못 선택하면 필요한 페이지가 빠진 채로 저장될 수 있으니 전체 범위가 맞는지 다시 확인해야 한다. 또한 그림 저장 품질은 문서 전체에 일괄 적용되므로, 표지 사진처럼 화질이 중요한 그림과 텍스트 캡처처럼 화질이 덜 중요한 그림이 섞여 있어도 따로 설정할 수는 없다. 이런 경우에는 5번 방법대로 화질이 중요한 그림만 먼저 개체 속성에서 적당히 압축해두고, 나머지는 전체 품질 설정으로 처리하는 방식이 효율적이다.
그림 저장 품질 옵션별 특징
옵션은 총 5단계로 나뉜다. 문서 용도에 따라 아래 표를 기준으로 고르면 실패가 적다.
| 품질 옵션 | 특징 | 추천 상황 |
|---|---|---|
| 자동 | 그림 크기에 맞춰 적절히 압축 | 대부분의 일반 문서 |
| 매우 높음 | 원본과 동일한 화질, 용량 가장 큼 | 인쇄용, 고화질이 필요한 도면·사진집 |
| 높음 | 고해상도 유지하며 소폭 압축 | 사진 위주 보고서 |
| 보통 | 중간 해상도로 압축, 용량 크게 감소 | 이메일 첨부, 일반 문서 공유 |
| 낮음 | 저해상도로 압축, 용량 최소화 | 텍스트 위주 문서, 초안 공유 |
한 가지 알아두면 좋은 점은, 마지막에 선택한 품질 옵션이 다음 저장 때도 그대로 유지된다는 것이다. 그래서 인쇄용 고화질 PDF를 한 번 만든 뒤 다음 문서를 무심코 저장하면 의도치 않게 큰 용량으로 저장되는 경우가 많다. 저장 전에는 그림 저장 품질 항목을 한 번 더 확인하는 습관을 들이는 게 좋다. 상황별로 고르는 기준은 대략 다음과 같다.
- 인쇄 제출용, 도면·설계 문서는 매우 높음 또는 높음 유지
- 이메일 발송, 게시판 업로드용은 보통부터 시도
- 초안 공유, 검토용 임시 파일은 낮음까지 낮춰도 무방
안 줄어들 때 원인별 해결
품질을 낮췄는데도 그대로라면 아래 표에서 증상을 먼저 찾아보자. 실제로 원인의 8~9할은 그림 저장 품질을 매우 높음 그대로 두고 저장했거나, 문서 안에 표나 도형 개체가 지나치게 많은 경우였다.
| 증상 | 예상 원인 | 해결 방법 |
|---|---|---|
| PDF가 원본 hwp보다 오히려 큼 | 그림 저장 품질이 매우 높음으로 설정됨 | 보통 이하로 낮춰 다시 저장 |
| 저장해도 용량이 그대로 | 이미지가 이미 고해상도 스캔본이거나 개체 수가 많음 | 개체 속성에서 먼저 그림을 압축한 뒤 재저장 |
| PDF 열면 그림이 흐릿함 | 품질을 낮음으로 지나치게 내림 | 보통으로 재조정 후 다시 저장 |
| 파일은 작아졌는데 글자까지 흐림 | 스캔 이미지를 통째로 PDF화한 문서 | 가능하면 원본 텍스트 문서로 다시 작성 |
| PDF 저장 중 멈추거나 오류 | 문서 내 손상된 표·개체 존재 | 새 문서에 내용만 옮겨 붙인 뒤 재시도 |
| 구역별로 저장했는데 일부만 용량이 큼 | 구역을 나눠 각각 다른 시점에 저장하며 품질 설정이 섞임 | 문서 전체를 한 번에 선택해 동일한 품질로 재저장 |
표에서 원인을 바로 찾기 어렵다면 문서를 앞뒤로 나눠 각각 저장해보는 것도 방법이다. 앞부분만 저장했을 때 용량이 크게 줄어든다면 뒷부분에 무거운 그림이나 개체가 몰려 있다는 뜻이므로, 해당 페이지의 그림부터 먼저 압축하면 된다.
같이 알아두면 좋은 팁
PDF 용량은 저장 단계 외에도 줄일 수 있는 지점이 몇 군데 더 있다.
| 방법 | 특징 | 비고 |
|---|---|---|
| HWP에서 그림 미리 압축 | 원본부터 가볍게, 화질 손실 최소화 가능 | 그림이 많으면 시간이 걸림 |
| PDF로 저장 시 품질 설정 | 가장 빠르고 간단 | 한글 자체 기능만으로 해결 |
| 저장 후 별도 압축 도구 사용 | 이미 만든 PDF를 추가로 축소 | 민감한 문서는 온라인 업로드 전 내용 확인 필요 |
메일 첨부 용량 제한은 서비스마다 달라서 발송 전에 미리 확인해두는 게 안전하다. 대표적인 서비스 기준으로는 다음과 같다.
| 서비스 | 첨부 용량 한도(대략) |
|---|---|
| Gmail | 약 25MB, 그 이상은 드라이브 링크로 자동 전환 |
| 네이버 메일(개인) | 약 20MB, 초과 시 대용량 첨부 링크 방식으로 발송 |
| 회사·기관 메일 서버 | 보통 10~20MB, 관리자 설정에 따라 다름 |
PDF 자체의 국제 표준 규격은 위키백과 PDF 문서에서 개요를 확인할 수 있다.
혹시 저장 자체가 안 되거나 hwp 파일이 열리지 않는다면 한글 파일 열기 오류 원인별 해결법을 먼저 확인해보는 게 순서다. 브라우저로 PDF를 열었을 때 미리보기가 깨져 보인다면 브라우저 캐시와 쿠키 삭제하는 법도 함께 참고하면 도움이 된다.
자주 묻는 질문
Q. 한글 PDF 용량 줄이기를 해도 화질이 너무 나빠지지 않을까요.
보통 단계는 인쇄해도 크게 티가 나지 않는 수준이라 일반 문서 공유에는 무난하다. 인쇄용 고화질 자료라면 높음 단계까지만 낮추는 것을 권한다.
Q. 그림 저장 품질을 바꿔도 용량이 안 줄어드는 이유가 뭔가요.
이미 저해상도로 압축된 이미지이거나, 그림이 아니라 표나 개체 수 자체가 많아서 용량을 차지하는 경우다. 이때는 개체 속성에서 불필요한 개체부터 정리하는 게 먼저다.
Q. PDF로 저장한 뒤 용량을 더 줄이고 싶으면 어떻게 하나요.
한글에서 나온 PDF를 별도 PDF 압축 도구로 한 번 더 처리하면 추가로 줄어드는 경우가 있다. 다만 민감한 내용이 담긴 문서는 온라인 도구 업로드 전에 내용을 다시 확인하는 것이 안전하다.
출처: Editlab, https://editlab.luvpp.com
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