계약서나 보고서 hwp 파일이 수십 개씩 쌓여 있는데 하나씩 열어서 파일 > PDF로 저장하기를 반복하다 손목이 아팠던 적이 있다. 한글 프로그램 화면 어디를 눌러봐도 여러 파일을 한 번에 바꾸는 버튼은 눈에 띄지 않는다.
그런데 방법을 알고 나면 얘기가 다르다. 한글 배치 변환은 파일 개수에 따라 쓸 방법이 달라질 뿐, 파일이 10개든 500개든 손으로 하나씩 열지 않고 끝낼 수 있다. 이 글을 끝까지 보면 지금 당장 쓸 방법과, 안 될 때 뭘 확인해야 하는지까지 정리해서 가져갈 수 있다.
예를 들어 월말 정산 시즌에 거래처별 견적서 120건을 하나씩 열어서 PDF로 저장한다면, 파일 하나당 여닫고 저장하는 데 평균 20~30초만 잡아도 40분 넘게 걸린다. 여기에 저장 위치를 매번 다시 고르고 파일명을 확인하는 시간까지 더하면 반나절이 훌쩍 지나가 버린다. 방법만 바꿔도 같은 작업을 10분 안팎으로 줄일 수 있다.
결론부터, 한글 배치 변환 가장 빠른 방법
파일이 몇 개면 한글 인쇄 관리자, 수십~수백 개면 무료 프로그램 hwp2pdf+가 가장 빠르다.
파일 1~2개는 그냥 한글에서 열어서 파일 > PDF로 저장하기를 쓰는 게 더 빠르다. 파일이 여러 개로 늘어나는 순간부터 아래 표를 기준으로 방법을 고르면 된다.
| 상황 | 추천 방법 | 설치 | 난이도 |
|---|---|---|---|
| 1~2개 | 한글에서 직접 PDF로 저장하기 | 불필요 | 매우 쉬움 |
| 3~수십 개 | 한글 인쇄 관리자 + 가상 프린터 | 불필요(윈도우 기본 기능) | 쉬움 |
| 수십~수백 개 | 무료 프로그램 hwp2pdf+ | 필요(다운로드, 한글 2010 SE 이상) | 쉬움 |
| 500개 이상, 정기 반복 업무 | 한글 오토메이션 자동화(매크로) | 필요(개발 지식) | 어려움 |
표에서 방법을 고를 때 기준은 딱 두 가지다. 하나는 파일 개수이고, 다른 하나는 이 작업을 몇 번이나 반복하느냐다. 한 번만 처리하고 끝날 일이면 설치 없는 인쇄 관리자로 충분하지만, 매달 반복되는 업무라면 처음에 hwp2pdf+를 설치해 두는 편이 장기적으로 시간을 더 아낀다. 특히 팀 전체가 같은 방식으로 문서를 PDF화해야 하는 경우라면, 담당자마다 방법이 달라 결과물 품질이 들쭉날쭉해지는 것도 미리 막을 수 있다.
한글 배치 변환 단계별 방법
상황별로 방법이 다르므로 파일 개수에 맞는 방법부터 순서대로 따라 하면 된다. 아래 세 가지는 난이도 순으로 정리했으니, 지금 처리해야 할 파일 개수와 반복 빈도를 먼저 가늠해 보고 해당하는 항목만 읽어도 충분하다.
파일이 몇 개 안 될 때, 한글 인쇄 관리자로 배치 변환
윈도우에 기본으로 깔린 가상 프린터만 있으면 프로그램을 새로 설치하지 않고도 여러 파일을 순서대로 PDF로 바꿀 수 있다.
- 윈도우 설정 > 블루투스 및 장치 > 프린터 및 스캐너에서 Microsoft Print to PDF를 기본 프린터로 지정한다. 이미 기본 프린터로 잡혀 있다면 이 단계는 건너뛰어도 된다.
- 탐색기에서 변환할 hwp 파일을 Ctrl 또는 Shift로 여러 개 선택한다. 폴더 안에 hwp 파일만 있다면 Ctrl+A로 전체 선택도 가능하다.
- 선택한 파일 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 한글 문서(Hwp) 인쇄를 선택한다.
- 한글 인쇄 관리자 창이 열리면 선택한 파일이 모두 등록됐는지 확인하고 인쇄를 클릭한다. 이때 목록에서 파일 순서를 조정하거나, 변환에서 빼고 싶은 파일을 목록에서 제외할 수도 있다.
- 파일 개수만큼 저장 위치를 묻는 창이 순서대로 뜨므로 그때그때 저장 폴더를 지정한다.
직접 써 보니 이 방법은 설치할 게 없어서 편했지만, 저장 창이 파일마다 하나씩 떠서 자리를 비우기는 어려웠다. 파일 30개를 이 방식으로 처리해 봤을 때 중간에 잠깐 자리를 비운 사이 저장 창이 밀려서 몇 개를 놓친 적도 있었다. 그래서 인쇄 관리자는 많아야 10~15개 정도까지만 쓰는 걸 추천하고, 그보다 많으면 다음 방법이 더 낫다.
수십~수백 개, 무료 프로그램 hwp2pdf+로 한 번에 변환
폴더째로 끌어다 놓기만 하면 하위 폴더까지 찾아서 알아서 변환해 주는 무료 오픈소스 프로그램이다.
| 단계 | 할 일 |
|---|---|
| 1 | hwp2pdf+ 실행 파일 다운로드 후 압축을 풀고 별도 설치 과정 없이 바로 실행 |
| 2 | 변환할 hwp·hwpx 파일 여러 개나 폴더를 통째로 프로그램 창에 드래그 |
| 3 | PDF를 모아 저장할 폴더 지정 후 변환 시작 버튼 클릭(원본과 같은 폴더 구조 유지 옵션 선택 가능) |
| 4 | 파일별로 대기·변환 중·완료·실패 상태를 확인하고 완료된 PDF 확인 |
이 프로그램은 한컴오피스 한글 2010 SE 이상이 PC에 설치돼 있어야 정상 작동한다. 폴더째로 던져놓고 다른 일을 볼 수 있다는 점에서 인쇄 관리자 방식보다 손이 덜 갔다. 변환이 끝나면 프로그램 폴더 안에 로그 파일이 남는데, 실패한 파일만 골라서 원인을 확인할 때 유용하다. 실제로 400개 가까운 계약서 파일을 돌려 봤을 때 완료까지 20분 정도 걸렸고, 실패로 표시된 3개는 모두 배포용 암호가 걸린 문서였다.
500개 이상 대량 문서, 자동화 매크로로 처리
사무실에서 정기적으로 수백 건씩 처리한다면 한글 오토메이션 API로 반복 작업을 스크립트화하는 방법도 있다.
다만 한글 오토메이션은 멀티스레드를 지원하지 않아 한 개 인스턴스로는 파일을 한 개씩 순서대로만 처리한다. 속도를 높이려면 파일 목록을 나눠 오토메이션 프로세스를 여러 개 동시에 띄우는 방식을 쓴다. 저장할 때 원본과 같은 파일명·경로로 저장하면 다른 프로그램에서 사용 중이라는 오류가 나기 쉬우므로 저장 경로나 파일명을 다르게 지정해야 한다.
스크립트를 짤 때 놓치기 쉬운 부분은 다음과 같다.
- 한글 프로그램이 이미 실행 중인 상태에서 오토메이션을 새로 띄우면 인스턴스가 충돌해 변환이 중간에 멈출 수 있다.
- 변환 도중 오류 팝업이 뜨면 스크립트가 그대로 멈춰 버리므로, 팝업을 자동으로 닫는 예외 처리를 함께 넣어야 한다.
- 파일 하나마다 한글 프로세스를 새로 열고 닫으면 안정적이지만 느리고, 하나의 인스턴스로 계속 처리하면 빠른 대신 메모리 누수로 중간에 죽는 경우가 있어 100개 단위로 끊어서 재시작하는 편이 안전하다.
한글 배치 변환이 안 될 때 원인별 해결
대부분 프린터 설정이나 문서 보안, 글꼴 문제 중 하나다. 표에서 증상을 찾아 원인부터 확인하면 된다. 아래 항목 중 어디에도 해당하지 않는다면 파일 자체가 손상됐을 가능성도 있으니 다른 PC에서 같은 파일이 열리는지부터 확인해 본다.
| 증상 | 원인 | 해결 방법 |
|---|---|---|
| PDF 대신 실제 프린터로 인쇄됨 | 기본 프린터가 실제 프린터로 설정됨 | 프린터 및 스캐너에서 Microsoft Print to PDF를 기본 프린터로 재지정 |
| hwp2pdf+ 실행이나 변환이 실패로 표시됨 | 한글 프로그램 미설치 또는 문서 암호 설정 | 한글 2010 SE 이상 설치 확인, 문서 암호 해제 후 재시도 |
| PDF로 저장하기 메뉴가 회색으로 비활성화 | 뷰어 버전이거나 문서가 다른 프로그램에서 열려 있음 | 정품 한글 프로그램 확인, 해당 문서를 닫고 다시 시도 |
| 변환된 PDF에서 글자·표가 깨짐 | 문서에 쓰인 글꼴이 PC에 없음 | 원본 글꼴 설치 후 재변환 |
| 대량 변환이 너무 느림 | 한글 오토메이션이 멀티스레드 미지원 | 파일을 나눠 오토메이션 프로세스를 여러 개 동시 실행 |
| 일부 파일만 변환되고 나머지는 건너뜀 | 파일명에 특수문자나 공백이 포함됨 | 파일명에서 특수문자·긴 공백을 제거한 뒤 재시도 |
특히 hwp2pdf+에서 실패로 뜨는 파일은 대부분 배포용 문서로 저장돼 있거나 편집 제한이 걸린 경우가 많다. 한글에서 해당 파일을 직접 열어 보안 설정을 확인하고, 배포용 문서 저장이 아닌 일반 저장으로 다시 저장한 뒤 변환하면 대부분 해결된다.
한글 배치 변환, 같이 알아두면 좋은 팁
변환 자체보다 문서 보안과 글꼴 문제로 시간을 더 쓰는 경우가 많으니 미리 확인해 두면 좋다.
- 개인정보나 계약 내용이 담긴 문서는 온라인 변환 사이트에 올리지 말고 한글 인쇄 관리자나 hwp2pdf+처럼 PC 안에서 끝나는 방법을 쓴다.
- 문서에 배포용 암호나 보안 설정이 걸려 있으면 변환이 중간에 멈추므로 미리 해제해 둔다.
- 파일 자체가 아예 안 열린다면 배치 변환 이전에 한글 파일이 안 열리는 원인별 해결법부터 확인하는 게 순서다.
- 온라인 변환 사이트 업로드가 자꾸 실패하면 브라우저 캐시와 쿠키를 지우는 방법을 먼저 시도해 본다.
- 변환한 PDF 파일이 많아지면 나중에 찾기 어려우므로, 저장할 때부터 거래처명이나 날짜를 포함한 파일명 규칙을 정해두면 검색이 훨씬 수월하다.
- 표나 그림이 많은 문서는 PDF 용량이 커지기 쉬우므로, 여러 개를 이메일로 한꺼번에 보내야 한다면 변환 후 전체 용량도 한 번 확인해 두는 게 좋다.
hwp 확장자와 관련한 배경 정보는 위키백과 한글 문서 파일 항목에서 확인할 수 있다.
자주 묻는 질문
한글 프로그램이 없어도 여러 hwp 파일을 pdf로 바꿀 수 있나요?
온라인 변환 사이트를 쓰면 가능하지만, 개인정보나 보안이 필요한 문서는 업로드 전에 반드시 내용을 확인하는 게 안전하다.
hwp2pdf+ 같은 무료 프로그램은 안전한가요?
오픈소스로 공개된 프로그램이며 설치 과정 없이 실행되지만, PC에 한컴오피스 한글 2010 SE 이상이 깔려 있어야 정상적으로 작동한다.
변환한 PDF에서 표나 글자가 틀어지는 이유는 무엇인가요?
문서에 사용한 글꼴이 PC에 설치돼 있지 않아서 생기는 경우가 가장 많으므로, 원본 글꼴을 설치한 뒤 다시 변환하면 대부분 해결된다.
정리하면, 변환 방법을 파일 개수에 맞게 고르는 것만으로도 작업 시간을 체감할 수 있을 만큼 줄일 수 있다. 파일 몇 개짜리는 인쇄 관리자로, 수십~수백 개짜리는 hwp2pdf+로, 그 이상은 자동화로 나눠서 처리하면 손으로 하나씩 여는 것보다 훨씬 빨리 끝낼 수 있다. 여러분은 지금까지 몇 개씩 손으로 열어서 저장하고 계셨나요, 아래에 어떤 방법을 써봤는지 댓글로 남겨주세요.
출처: Editlab, https://editlab.luvpp.com
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